ניהול ישיבת צוות אפקטיבית

ניהול ישיבת צוות אפקטיבית. הכלי המרכזי לניהול ורתימת עובדים

להגדלת המכירות, לצמיחה עסקית ולחיבור העובדים למטרות וליעדי החברה. ישיבת צוות היא אחד מכלי הניהול החשובים שעומדים לרשותך. אבל עצם קיומה לא הופך אותה לאפקטיבית.

ישיבה שבה כולם מדברים, מעלים בעיות ויוצאים בלי החלטות, אחריות ולוחות זמנים היא פשוט עוד פגישה ביומן.

ישיבת צוות אפקטיבית צריכה להסתיים בכך שברור לכולם מה הוחלט, מי עושה מה ועד מתי.

האם ישיבות הצוות שלך יעילות?

ישיבות צוות נתפסות פעמים רבות כזוללות זמן מיותרות. אבל כאשר הן מנוהלות נכון, הן מאפשרות למנהל לקבל תמונה אמיתית מהשטח, להקשיב לעובדים, להציף נושאים, לקבל החלטות ולרתום את הצוות למטרות החברה.

השאלה אינה אם צריך לקיים ישיבות צוות. השאלה היא איך לנהל ישיבת צוות כך שהזמן שהשקעת בה יחזיר תוצאה.

בדיוק כמו בחיים, הצלחה יוצרים באמצעות נחישות והתמדה

תזמון קבוע הוא המפתח.

קיים את ישיבות הצוות ביום ובשעה קבועים, בהתאם לצורך ולאופי הפעילות.

קביעת מועד קבוע וסגור ביומנים מעלה את חשיבות הישיבה בעיני המשתתפים. ישיבה שהמועד שלה זז בכל פעם מחדש תייצר מהר מאוד תחושה של "עדיפות שנייה".

הישיבה חשובה והיא חייבת לקבל מקום קבוע ביומן.

קיים את ישיבת הצוות אחת לשבוע ביום ובשעה קבועים.

התדירות תלויה באופי החברה והפעילות. הקביעות חשובה יותר מהמספר המדויק של הישיבות.

מטרות ישיבת צוות אפקטיבית

• להקשיב לעובדים ולמנהלים.

• לדון בבעיות ובאתגרים.

• להציף צרכים ולנסות לתת פתרונות.

• לדווח על קשיים והצלחות, תקלות ובקשות.

• להתעדכן באופן שוטף מהעובדים והמנהלים.

• לדווח על לקוחות ומשימות פתוחות, כאשר הדבר רלוונטי.

• לעדכן על קצב העמידה במטרות וביעדים.

• לקבל החלטות.

• להגדיר משימות ואחריות.

• לעקוב אחר ביצוע החלטות שהתקבלו בישיבות קודמות.

הישיבה היא לא רק במה של המנהל להעברת מידע. זו הזדמנות לגרום לצוות לחשוב, להשתתף ולקחת אחריות.

הישיבה אינה הזמן לגיבוש חברתי או לשחרור קיטור

ישיבת צוות היא מפגש עבודה.

אפשר בהחלט לאפשר לעובדים לשחרר קיטור. עדיף שיקטרו לך ולא אצל הלקוחות או במסדרון אבל צריך לשמור על המינון.

כאשר כל תלונה הופכת לדיון וכל דיון נשאר ברמת התלונה, הישיבה הופכת לישיבת קיטורים. בכל פעם שעובד מעלה בעיה, הקשב לו, ייתכן שהוא צודק.

ואז שאל:

מה לדעתך צריך לעשות?

כך אתה מעביר את השיחה מהבעיה לפתרון.

הקפד על ניהול ישיבת צוות אפקטיבית

ניהול ישיבת צוות צריך להיות שיטתי.

נהל סבב מסודר של המשתתפים, אפשר להם לעדכן, לשתף, ללמוד, להתייעץ ולהעלות דילמות. במהלך הישיבה אפשר לכל חברי הצוות לקחת חלק פעיל בשיחה, בקבלת החלטות ובהגדרת משימות.

זו ההזדמנות לאפשר להם להתייעץ אחד עם השני, ללמוד מניסיון של אחרים ולפתור יחד דילמות. עם זאת, השתתפות אינה אומרת שכל אחד מדבר ללא גבול.

אתה מנהל הישיבה.

התפקיד שלך הוא לשמור על המטרה, על הזמן ועל התוצאה.

3 כללים לניהול ישיבת צוות יעילה

להלן שלושה חוקי ברזל שיקלו עליך לנהל ישיבות צוות יעילות:

1. הישיבה מתקיימת בזמנים קבועים.

קבע יום ושעה ואל תזיז אותם בכל פעם שמופיע משהו דחוף יותר.

2. הבהר למשתתפים שהישיבה היא חלק מעבודתם.

מי שנדרש להשתתף צריך להגיע מוכן ולהיות נוכח.

3. שתף את המשתתפים מראש בתכני הישיבה ובמטרותיה.

הצג מראש את הנושאים, הזמן את המשתתפים הרלוונטיים ובקש מהם להעלות נושאים שחשוב להם לדון בהם.

כך הם מגיעים לישיבה מוכנים ולא מתחילים לחשוב על הנושא רק כשהם יושבים בחדר.

בישיבת הצוות הראשונה

בישיבה הראשונה הצג את מטרות הישיבה ואת הסיבות לקיום ישיבת צוות קבועה. הסבר את הפורמט, מה מצופה מהמשתתפים ואיך תתנהל הישיבה.

ייתכן שבתחילה תהיה היענות חלקית של המשתתפים. זה טבעי, לאחר מספר ישיבות המשתתפים יתרגלו לפורמט, יבינו מה מצופה מהם ויתחילו לקחת חלק פעיל יותר.

מהישיבה השנייה ואילך, הקפד לעבוד לפי התהליך המלא – הכנה, ניהול, סיכום ומעקב.

רגע לפני שמתחילים, כללי מסגרת טרום ישיבה

לפני הישיבה:

• הצג את מטרת הישיבה ומהם התכנים שיידונו.

• הזמן את המשתתפים להציע נושאים לדיון.

• הזמן את המשתתפים הקבועים וכן משתתפים מזדמנים הרלוונטיים לנושא.

• כ-48 שעות לפני הישיבה שלח תזכורת והצג את מטרת הישיבה והנושאים לדיון.

• העבר לכל המשתתפים את המידע המוקדם האפשרי שיעזור להם להגיע מוכנים.

• ודא שהמקום שנקבע לישיבה פנוי במועד שנקבע.

• בדוק את המשימות וההחלטות מהישיבה הקודמת, כדי שהן לא ייעלמו ברגע שהישיבה מסתיימת.

הכללים לניהול זמן בישיבה

פתח את הישיבה בהצגת מטרת הישיבה, הנושאים והמשתתפים, בהתאם לצורך. ודא שהישיבה מתקדמת לפי התכנון ובמסגרת לוחות הזמנים שנקבעו. מנה אחראי לסיכום הישיבה ולתיעוד ההחלטות, המשימות ותחומי האחריות.

לכל משימה או החלטה הגדר:

• מה צריך לעשות.

• מי אחראי.

• עד מתי.

• מתי תיבדק ההתקדמות.

לכל נושא שהועלה לדיון צריך להיות המשך ברור:

• ביצוע.

• דיון נוסף בישיבה הבאה.

• השלמת נתונים.

• החלטה שאין צורך בפעולה.

אל תשאיר נושא שהוגדר לדיון ללא החלטת המשך. אם אין מספיק זמן לדון בנושא, העבר אותו במפורש לישיבה הבאה. בסיום הישיבה סכם במילותיך את ההחלטות שהתקבלו.ודא שכל אחד מכיר את המשימה ואת תחום האחריות שלו.

"נדבר על זה" אינו סיכום.

לאחר ישיבת הצוות

על מנת להבטיח שהישיבה השיגה את מטרתה, שלח לכל המשתתפים את סיכום הישיבה:

• החלטות.

• משימות.

• תחומי אחריות.

• לוחות זמנים.

• נושאים שהועברו להמשך.

הסיכום לא צריך להיות תמלול של כל מה שנאמר אלא לתעד מה הוחלט ומה צריך לקרות עכשיו. בפתיחת הישיבה הבאה, חזור למשימות שהוגדרו.

מה בוצע?

מה לא בוצע?

מה עצר את הביצוע?

מה צריך לעשות עכשיו?

כך נוצרת המשכיות בין הישיבות.

איך תדע שניהול ישיבת הצוות שלך באמת אפקטיבי?

אל תמדוד את הישיבה לפי השאלה אם "הייתה אווירה טובה".

בדוק:

• האם התקבלו החלטות?

• האם הוגדרו משימות?

• האם לכל משימה יש אחראי?

• האם נקבע מועד לביצוע?

• האם העובדים מגיעים מוכנים?

• האם אנשים משתתפים ומעלים רעיונות?

• האם המשימות מהישיבה הקודמת בוצעו?

• האם משהו השתנה בעקבות הישיבה?

בסופו של דבר, ישיבת צוות אינה נמדדת במה שנאמר בחדר. היא נמדדת במה שקורה אחריו.

ניהול ישיבת צוות אפקטיבית נותן לך כלי ניהולי לבקרה, לקבלת החלטות ולרתימת העובדים למטרות החברה. כדי שהישיבה תייצר תוצאה, הקפד על ארבעה דברים:

מטרה ברורה, ניהול זמן, החלטות ואחריות, מעקב אחר ביצוע.

הישיבה אינה המטרה. הביצוע שמגיע אחריה הוא המטרה.

רוצה לנהל את ישיבת הצוות בצורה מסודרת?

הכנתי עבורך מסמך מסודר ומובנה לניהול ישיבת צוות אפקטיבית שיעזור לך לנהל את הישיבה לפני, במהלך ואחרי הישיבה. הטופס כולל את הנושאים, ההחלטות, המשימות, תחומי האחריות והמעקב.