משולחנו של מומחה משא ומתן עסקי – שיטות, טיפים והמלצות

לפני שאציג את השיטה לניהול מו"מ מקצועי וכמומחה לניהול משא ומתן עסקי תרשה לי להסב את תשומת ליבך למשהו שהצד השני לא תמיד מייחס לו חשיבות. 

משא ומתן אינו מלחמה והוא אינו שדה קרב. 

אתה יכול להגיע לתוצאות הרצויות ואפילו טובות מהמצופה בלי להביס, לכבוש ולכתוש את את הצד השני.

הגורם העיקרי שפוגע בהצלחת כל משא ומתן

מיד נגיע לגורם העיקרי אך לפני כן, עליך לזכור כי לעיתים משא ומתן מתפרש אצל אנשים כ- ”שדה קרב” ובהתאם לכך, הם מתכוננים כמו ליציאה למלחמה. 

ההכנה שלהם כוללת השמעת סיסמאות לצוות המו"מ:

"אף אחד לא יכול עלינו" , "אם לא יסכימו נפוצץ את המו"מ", "אנחנו נקבע את הכללים" ועוד כהנה וכהנה קריאות קרב  (מזל שכבר לא מקובל לצבוע את הפנים בצבעי מלחמה בתהליך מו"מ).

 

מזירת האיגרוף לשולחן המשא ומתן

יש המגדילים לעשות ומלהיטים את עצמם לקראת המו”מ עי הרמת הטונים, הדגשת כל משפט עם תנועת ידיים מופרזות, הנחתת האגרוף לתוך כף היד כדי לתקף את דבריהם… 

הם במלחמה עוד לפני שבכלל התחיל המו"מ.

 

משא ומתן הוא בסה”כ דיון על ערכים

ואינו אזור מלחמה או שדה קרב, נהפוך הוא.  אם אתה רוצה להיות מומחה לניהול משא ומתן עסקי עליך לשים דגש על יצירת שותפות שתעזור לך להגיע לפריצת דרך משותפת. מטרת המו"מ להביא 2 צדדים (או יותר) להסכמה איזה ערך יוחלף תמורת איזה ערך:

כסף תמורת מוצר, כסף תמורת זמן, ידע תמורת ידע, מוצר תמורת שירות וכו’.

 

מומחה לניהול משא ומתן עסקי קובע את המטרות מראש

לפני תחילת תהליך המו”מ, גבש את המטרות שלך. בדוק עד כמה חשובה לך הצלחת המו”מ, מה תרצה להשיג מהמו”מ, כיצד תשפיע עליך אי ההצלחה.

מנגד, נתח כיצד ההצלחה בתהליך המו"מ תמנף אותך ו/או את החברה שלך. בחן את האלטרנטיבות האפשריות והזמינות לך במידה והמו”מ לא יצליח (BATNA).

 

דמיין שהמו"מ נמצא על ציר…

שמצידו האחד הצלחת המו”מ ומצידו האחר אי הצלחת המו”מ.

האם אתה מוכן לכל אחת מהתוצאות? האם אתה מבין את המשמעויות של כל תוצאה? האם אתה יודע כיצד לפעול בכל אחת מהתוצאות האפשריות?

 

האם אי הצלחת המו”מ תגרום לך הפסד…

(כסף, זמן, מוניטין וכו’) או שאין לך אלטרנטיבה טובה יותר, עליך לנהל את המו”מ באופן שלא יוביל “לפיצוץ” המו"מ.

תשאיר לעצמך סולם לרדת מהעץ ויחד עם זאת נסה למקסם ככל  הניתן את הישגיך מהמו”מ.

 

לא זיהית, הפסדת

זיהוי שגוי של סוג המו”מ בו אתה מעורב הינו הגורם מספר 1 להגעה למבוי סתום בתהליך המו”מ. 

שים לב שאופן ניהול משא ומתן עסקי והמטרות משתנים בהתאם לסוג המו"מ! 

אם תנהל את המו"מ עם הכלים הלא מתאימים, סביר להניח שלא תשיג את התוצאות המצופות (זה כמו לנסות להבריג בורג באמצעות מכות פטיש).

במידה ואתה מנהל משא ומתן עם מקבל ההחלטות (מו”מ ישיר), מטרת המו”מ שלך לחתור להסכמה וסגירת המו"מ. 

 

מומחה משא ומתן עסקי מנצל כל הזדמנות

מקבל ההחלטות יושב איתך לשולחן המו”מ, ייתכן שההזדמנות הזו לא תחזור. נצל עד תום וחותור לסגירת המו"מ.

האסטרטגיה והכלים בהם תיעזר בתהליך המו”מ יהיו מוכווני סגירה וסיכום.

 

את מי הנציג מייצג ולמה?

היה ואתה מנהל משא ומתן עם אדם שמייצג את מקבל ההחלטות (שליח, עוזר של…) אתה בעצם מנהל מו”מ עקיף. 

האדם שיושב איתך בשולחן הדיונים, אינו
בר החלטה ואין לך אפשרות להגיע איתו להסכמות.

עליך לאפיין ולאבחן זאת בשלבים מוקדמים ככל האפשר של המו”מ, אחרת תמצא את עצמך אחרי שעות של דיונים שומע את המשפטים:

"אני צריך לקבל אישור מהמנהל" 

או 

"אני צריך להתייעץ עם השותף שלי"…

 

כל מומחה משא ומתן עסקי מכיר את הפעולה החשובה הזו

זיהית שאתה מנהל מו"מ עקיף? מעולה. כעת המטרות שלך משתנות ועליך לפעול עם “ארגז כלים” מותאם.

המטרה שלך בתהליך מו”מ עקיף להפוך את נציגו של מקבל ההחלטה לאיש שמייצג אותך אצל מקבל ההחלטה. 

עליך לנסות להיכנס לנעלים של מקבל ההחלטה ולחשוב:

  • מה הוא היה שואל? 
  • על איזה נקודות היה מתעכב? 
  • מה יצור אצלו חסם להחלטה?

 

נהל את המו"מ גם אם אינך נוכח בחדר בזמן ההחלטה..

לאחר שתגבש את ההתנגדויות והשאלות שעשוי מקבל ההחלטה לשאול את נציגו, עליך לתת לנציג את הכלים והתשובות המוכנות כך שיוכל לייצג אותך אצל מקבל ההחלטה, כאילו אתה נמצא שם. 

 

מומחה משא ומתן עסקי לא משאיר דבר לפרשנות של הנציג…

הכן עבורו את כל התשובות (למיטב הבנתך) והכן אותו לשאלות שישאל אותו מקבל ההחלטה.

הכן עבור הנציג את מערך התשובות ותן לו את הכלים הנכונים כדי למנוע את האפשרות שמקבל ההחלטה יחליט על פי הבנתו ואתה תאבד שליטה על תהליך המו”מ.

 

הצד השני לתהליך המו”מ אינו נגדך

ונהפוך הוא, הוא רוצה להגיע להסכמות. 

אם הצד השני היה נגדך, או לא אין לו עניין בפעילות משותפת איתך, לקנות ממך, למכור לך, הוא לא יקדיש לך זמן.  

אף אחד לא ישקיע זמן וינהל משא ומתן אם אין לו רצון להגיע להסכמות!

הצד השני למו”מ רוצה למקסם את תוצאות המו”מ לטובתו וזה לגיטימי, בדיוק כפי שאתה רוצה למקסם את התוצאות שלך. 

תעבדו יחד, שתפו פעולה ותגיעו להסכמות שיטיבו עם שני הצדדים.

 

תוביל את המו"מ לשיתוף פעולה

(משא ומתן בשיטת הגישור) וכך תסיר מגננות וחסמים מהצד השני, תזכה לשיתוף פעולה ותוכל להגיע לתוצאות טובות יותר אפילו מהתוצאות הטובות שחשבת עליהם לפני המשא ומתן.

 

אתה בטח תוהה איך אפשר לזהות את האינטרס מקדם ההחלטה

כאשר אתה מנהל מו”מ המבוסס על עקרונות הגישור, יש לך כלים לחשוף את האינטרס מקדם ההחלטה של הצד השני. אתה חושף את האינטרס מקדם ההחלטה בעזרת שאלות שיתנו לך מידע חדש שלא סיפק הצד השני מטוב ליבו. 

האינטרס מקדם ההחלטה שונה באופן מהותי מ- ”האינטרסים הגלויים” שמציג הצד השני בתהליך המו”מ. לכן, גם אם תתאמץ מאוד לתת מענה ל- ”אינטרסים הגלויים” סביר להניח שלא תמקסם את תוצאות המו”מ, אם בכלל תגיע להסכמות.

ההחלטה של הצד השני משפיעה עליך באופן ישיר לעליך לרתום אותו אליך, להפוך אותו כשותף לתהליך.

שאלות לפני ההחלטה

אולטימטום ברגע האחרון הוא לרוב טקטיקת בדיקה ולא עמדה בלתי הפיכה.

הטעות היא להגיב מיד בהורדת מחיר או בהתבצרות כועסת. הפתרון מבוסס על עקרונות הגישור: משהים את התגובה, מבררים מה עומד באמת מאחורי הבקשה, ומחליפים ויתור במחיר בשינוי רכיבים אחרים כמו לוחות זמנים, תנאי תשלום או היקף אספקה, כך שהערך הכלכלי נשמר.

משא ומתן עקיף דורש היערכות שונה לחלוטין. במקום לנסות לסגור עסקה עם מי שאין לו סמכות, המטרה היא להפוך את הנציג לשגריר שלך בתוך הארגון.

שואלים אותו שאלות עומק על התהליך הפנימי, ממפים מראש את השאלות וההתנגדויות שיעלו אצל מקבל ההחלטה הסופי, ומציידים את הנציג בטיעונים כלכליים מנומקים שמציגים את הפתרון שלך בדיוק כפי שהיית מציג אותו בעצמך.

אגרסיביות נובעת לרוב מחשש, צורך בשליטה או שיטת עבודה ישנה.

התגובה היעילה ביותר היא ניתוק מוחלט מהטונים הרגשיים ומיקוד עקבי באינטרסים המהותיים. כאשר לא נגררים לעימות, שואלים שאלות מבררות ומגדירים את השיחה כדיון על ערכים והחלפת תמורות, הלקוח מוריד מגננות ומבין שהדרך היחידה להתקדם היא שיתוף פעולה.

התקפלות מול התנגדות מחיר מעידה על חוסר ביטחון בערך המוצר או על היעדר כלים מקצועיים.

המעבר ממשא ומתן מבוסס מחיר למשא ומתן מבוסס ערך דורש הכשרה יישומית: לימוד טכניקות לחשיפת האינטרס מקדם ההחלטה של הקונה (כמו עמידה בזמנים, רמת שירות, או סיכון תפעולי), והבנת העובדה שקניין שמנהל איתך שיחה ארוכה כבר מעוניין בפתרון שלך, ורק בודק את גבולות הגמישות.