טופס ניהול ישיבת צוות אפקטיבית

ישיבת צוות הינה כלי ניהולי יעיל וחשוב למנהל המקצועי, זהו ערוץ עדכון והעברת מידע בין ההנהלה לאנשי המכירות. 

אם חלפה לכם המחשבה שישיבת צוות היא בזבוז זמן, לא אפקטיבית, יש דברים דחופים יותר, אף פעם זה לא עבד וגם ככה לא קורה כלום עם מה שמסכמים בישיבת הצוות – הכלי הניהולי הזה לא רלוונטי לכם.

כנראה אתם עומדים ביעדים, המכירות גדלות באופן קבוע, אנשי המכירות שלכם נשכבים למענכם על הגדר, הם עושים ימים כלילות כדי לעמוד ביעדים, אתם מרוצים, אנשי המכירות שלכם מרוצים, הלקוחות מרוצים ואין לכם מתחרים.

קבלו טופס לניהול ישיבת צוות אפקטיבית


בישיבת הצוות אנשי המכירות יקטרו! זהו אמרנו את זה.

אנשי המכירות יקטרו על השוק הקשה, יספרו שהמתחרים זולים יותר, ילינו על היעדים הגבוהים והבלתי ניתנים להשגה. הם יתלוננו על השירות, הלוגיסטיקה, המחסן, הייבוא, הייצור, הכספים… מבחינת אנשי המכירות כל המחלקות האחרות לא יעילות ועד הבעיות לא יטופלו הם לא יצליחו לעמוד ביעדים.

הם ידעו לספר שמחלקת השיווק לא עושה שיווק ולכן אין מספיק חשיפה לקהל רלוונטי, הם לא מספקים להם עזרי שיווק ולכן הם לא מוכרים. אך אם רק יגדילו את תקציב השיווק, יעשו קמפיינים ופרסום, יצאו עם מבצעי הנחות והטבות המכירות ירקיעו שחקים (שמתם לב שכל המחלקות “האחרות” בחברה לוקות בחסר?).

אנשי המכירות בסה”כ עושים מה שאני מכנה – “וונטילציה”. ישיבת צוות הינה המקום היחיד בו הם יכולים להוציא קיטור, להתלונן ולשתף בקשיים, תאפשרו להם – הם זקוקים לזה (עדיף על האפשרות שיקטרו אצל הלקוחות). אחרי שאנשי המכירות ישחררו וישתחררו אפשר להמשיך את ישיבת הצוות.

 

כללי היסוד לניהול ישיבת צוות אפקטיבית:

על ישיבת הצוות להתקיים ביום ובשעה קבועים, אחת לשבוע. קיום הישיבה במועד קבוע וידוע מעלה את חשיבותה בעיני המשתתפים. ככל שהישיבה תידחה, ישונה המועד שלה לעיתים תכופות או תתקיים רק כדי לסמן V על המשימה כך ירד ערכה בעיני אנשי המכירות ותתקבל התחושה שזו עוד ישיבה, אחת מיני רבות שצריך לצלוח בשלום.

מטרת ישיבת צוות לאפשר לכל אנשי המכירות להביע את דעתם על הנושאים המקצועיים, להציג נושאים לדיון, לחבר אותם להחלטות, להתלבטויות ולחשיבה משותפת ורותמת. אנשי המכירות יכולים להתייעץ אחד עם השני על דילמות, להיעזר אחד בניסיונו של האחר, לבצע סיעור מוחות או לקבל עזרה ופתרון לבעיות עם לקוחות ספציפיים.

על מנת שישיבת הצוות תתנהל באופן מקצועי, על מנהל המכירות להעביר לאנשי המכירות מבעוד מועד מידע על תכני הישיבה, מטרות הישיבה והנושאים שידונו בה כדי שיוכלו להתכונן כראוי. אם אינך מנהל/ת כיום ישיבות צוות, בישיבה הראשונה מומלץ להציג בפני המשתתפים את מטרות ישיבות הצוות והסיבות לקיומן על בסיס שבועי. מטרת ישיבת הצוות הראשונה היא להציג את ישיבות הצוות ולא לקיים ישיבת צוות רגילה.  

ניהול ישיבת צוות ראשונה:

  • הצגת מטרות ישיבת הצוות.
  • הצגת מבנה הישיבה וסדר הנושאים לדיון.
  • תכני חובה שידונו בכל ישיבת צוות (קצב עמידה ביעדים, דיווחים משוק התחרות, בעיות כוח אדם, גבייה, הפצה וכו’).
  • הדגשת חשיבות ההשתתפות של כל אנשי המכירות.
  • הצגת תהליך זימון משתתפים נוספים (הזמנת בעלי תפקדים ממחלקות אחרות הרלוונטיים לאחד הנושאים שידונו בישיבה).
  • אופן העברת נושאים לדיון לקראת הישיבה.
  • תהליך קבלת ההחלטות, כיצד יקבע אחראי לכל החלטה.
  • אילו נתונים מתבקש כל איש מכירות להביא לישיבה.
  • משך הזמן שיוקדש לישיבת הצוות (מומלץ עד שעתיים) – תלוי במספר המשתתפים ובדחיפות הנושאים.
 

ישיבות צוות שוטפות:

ראשית, יש לקבוע מועד קבוע לישיבות הצוות השוטפות ולשלוח זימונים לכל אנשי המכירות. מומלץ לקיים את ישיבות הצוות בתחילת יום עבודה או בסיומו כדי למנוע את הצורך מאנשי המכירות להגיע באמצע היום לישיבת הצוות ובכך לפגוע ביום העבודה שלהם.

לוקח זמן ליישם שינוי ותהליך חדש, לכן עליך לגלות אורך רוח יחד עם נחישות בישיבות הצוות הראשונות עד להטמעת התהליך במערך המכירות. לאחר מס’ ישיבות צוות והבנת התהליך ע”י אנשי המכירות עליך להקפיד על סדר הדברים בכל ישיבת צוות מעתה ואילך.

 

לקראת ישיבת הצוות – כללי מסגרת:

  1. הצג את מטרות הישיבה – מהם התכנים שידונו בה (בנוסף לתכני החובה).
  2. בקש מאנשי המכירות להציג נושאים לדיון (נושאים רלוונטיים לכולם ולא נושא אישי).
  3. זמן את אנשי המכירות וכן משתתפים רלוונטיים מהחברה (במידה ונדרשים כאלו).
  4. 48 שעות לפני הישיבה הקבועה שלח תזכורת והצג את רשימת המטרות והנושאים לדיון.
  5. העבר למשתתפים את כל המידע המוקדם האפשרי שיעזור להם להגיע מוכנים לישיבה.
  6. וודא כי המיקום שנקבע לישיבת הצוות פנוי במועד הישיבה.
 

במהלך ישיבת הצוות:

  • פתח את הישיבה בהצגת מטרות ונושאי ישיבת הצוות.
  • במידה והיו הצלחות במהלך השבוע, פרגן לאנשי המכירות הרלוונטיים (אנשי מכירות אוהבים לקבל פירגון בפני קהל, זה מעצים את האגו שלהם).
  • בצע סבב בין אנשי המכירות בו כל אחד/ת יציג את השבוע שחלף, מנקודת מבטו.
  • וודא כי הישיבה מתקדמת עפ”י התכנון ובמסגרת לוחות הזמנים שנקבעו.
  • מנה אחראי לסיכום הישיבה כולל משימות והחלטות וכן תחומי אחריות שנקבעו במהלכה.
  • לכל נושא שעלה לדיון נדרשת פעילות המשך בהתאם להחלטה (לביצוע, לדיון בישיבה הבאה, להשלים נתונים וכו’).
  • אין לדלג על נושא שנקבע לדיון ללא שהוצג. אם לא הספיק הזמן לדון בנושא יש להעבירו לישיבה הבאה.
  • סכם במילותיך את ישיבת הצוות, עבור על ההחלטות שהוחלטו, וודא כי כל אחד מאנשי המכירות מכיר ומודע למשימה, ללוחות הזמנים שנקבעו ולתחום האחריות שלו.
 

בתום הישיבה:

שלח את הסיכום (רצוי באותו היום) לאנשי המכירות כולל ההחלטות, תחומי אחריות ולו”ז לביצוע כפי שנקבעו לכל נושא. שים לב להקפיד ולקבל דיווח בישיבה הבאה על  קצב ההתקדמות בהתאם להחלטות שהתקבלו בישיבה זו (כך גם בכל ישיבת צוות עתידית).

קבלו טופס לניהול ישיבת צוות אפקטיבית

ישיבת צוות היא כלי ניהולי ומטרתה העברת מסרים הדדית ומקום לשתף, לקטר, להתייעץ, לחלוק, לדון ולהחליט ביחד כדי לרתום את המנהלים ואנשי המכירות למשימות ומטרות החברה.

בהצלחה.


איך נוח לך ליצור איתי קשר?
באמצעות ה- מייל, רוצה להשאיר הודעה או שנשוחח בטלפון 077-8066444?